Jouw organisatie draait op tientallen apps, en elk besluit was verstandig (toen)

Vraag in een organisatie van vijftig man op hoeveel plekken werk wordt bijgehouden, en het antwoord verrast de directie zelf. Een chatprogramma voor het snelle overleg. Een tweede voor een klant die iets anders gebruikt. Een tool voor de projectplanning. Een map op een externe schijf voor wat nergens anders paste.

Over elk stuk is nagedacht. Over het geheel niet, want dat is aangegroeid. Elk besluit loste een probleem op, en was je om toestemming gevraagd, dan had je ja gezegd. De rekening komt pas als je ze optelt.

Elk besluit klopte, de optelsom niet

Over de omvang bestaan cijfers. Cledara, dat softwareabonnementen beheert, kwam in 2026 uit op ongeveer 57 abonnementen per bedrijf, plus twintig of meer waarvan de organisatie het bestaan niet kende. Zulke getallen komen van partijen die softwarebeheer verkopen, dus houd er een marge op. De richting is consistent, en het werkelijke aantal ligt anderhalf tot twee keer hoger dan de lijst die de directie paraat heeft. Die onbekende abonnementen zijn precies de systemen die niemand meer beheert.

De rekening bestaat uit drie delen

Het eerste deel is het meest zichtbare. Eén wissel tussen twee programma’s kost een paar seconden, tot je ze optelt. Metingen bij grote bedrijven komen op ruim duizend wissels per dag en bijna vier uur per week aan heroriënteren. Bij vijftig man ligt dat lager, het patroon blijft. Zwaarder wegen de echte onderbrekingen. Uit onderzoek van Gloria Mark (University of California) blijkt dat het na een serieuze onderbreking gemiddeld 23 minuten duurt voor iemand terug is bij zijn taak. Dat merk je aan het eind van de middag, wanneer iemand hard heeft gewerkt en weinig heeft afgemaakt.

Het tweede deel is de vindbaarheid. Staat informatie over één project op vijf plekken, dan heeft niemand het volledige beeld. De afspraak in een chat, de planning in een tool, de laatste versie ergens anders, het besluit in een mailbox. Een nieuwe medewerker weet na twee weken nog niet waar hij moet kijken, want het antwoord verschilt per onderwerp.

Het derde deel merk je pas wanneer het telt. Al die tools zijn omgevingen van derden waar je bedrijfsdata in staat, elk met een eigen inlogroute, eigen rechten en eigen beheerder. Vertrekt er iemand, dan trek je zijn account in, en daarna begint het zoeken naar de vijf andere plekken waar hij nog toegang heeft. Datzelfde geldt bij een datalek, een opdrachtgever die vraagt waar zijn gegevens staan, of het terugzetten van iets dat weg is.

Vaak staat de oplossing er al

Wat opvalt, is hoe vaak de oplossing er al staat. Vrijwel elke organisatie die wij bezoeken betaalt al voor een platform dat chat, videobellen, documenten, opslag en projectplanning in zich heeft, en gebruikt daar een fractie van. Jaar na jaar blijkt dat ongeveer de helft van de aangeschafte licenties ongebruikt blijft. Toch komt er een losse tool bij voor iets dat het platform ook kan, en verhuist er weer een stukje data naar buiten. Dat gebeurt zelden uit onwil. De losse tool doet één ding sneller, en niemand had de tijd om het betaalde alternatief uit te zoeken.

Soms is een specialistische tool echt beter. Een ontwerpteam op zijn eigen software, een salesafdeling met een passend CRM, daar is niets tegen. Het verschil is of iemand die keuze bewust maakte en weet welke data erin staat. Een bewuste uitzondering is beheersbaar, een aangegroeide staat op niemands lijst.

Drie vragen in plaats van een tooldiscussie

Het gesprek gaat niet over tools. Het gaat over drie vragen. Waar houden we werk bij, en met welke afspraak. Wat kan het platform dat we al hebben, en wat gebruiken we ervan. En welke losse tools houden we bewust, met een eigenaar en zicht op de data erin. Het aardige is dat de antwoorden twee dingen tegelijk oplossen. Minder plekken betekent minder schakelen en meer werk dat af komt, en dat je weet waar je bedrijfsdata staat en wie erbij kan. Normaal zijn dat twee gesprekken met twee budgetten. Hier komen ze uit dezelfde beweging.

Waar je deze week kunt beginnen

Je kunt hier deze week al aan beginnen. Vraag in je volgende overleg waar mensen werk bijhouden en schrijf elk antwoord op. Pak je licentieoverzicht erbij en kijk waar je al voor betaalt. Zoek één plek die hetzelfde doet als een andere, wijs aan welke blijft en zet er een datum bij. Geef elke tool die overblijft een eigenaar. Reken op een paar sessies en discussie met de afdelingen die hun tool kwijtraken. Dat is de eerlijke inschatting. Het levert een langere lijst op dan de meeste directies vermoeden, en vanaf daar valt er te kiezen. De tijd die je mensen daarna terugkrijgen aan minder zoeken en schakelen loopt hard op. En wil je die opschoning met een regiepartner oppakken, dan weet je Running IT te vinden.