Krijg je een getal of een verhaal?

Er zit verschil tussen een antwoord en een uitleg, en dat verschil is de handigste toets die ik ken. Stel een directeur een vraag over zijn IT en let op wat er komt. Komt er een getal of een datum, dan is het geregeld. Komt er een verhaal over hoe het historisch zo gegroeid is en wie er destijds bij betrokken was, dan weet je het ook. Dat verhaal is het antwoord.

Vijf minuten, alleen, op papier

Hieronder staan vijf uitspraken. Geef jezelf per uitspraak een cijfer van 1 tot 10, in vijf minuten, alleen, op papier. Voor je verder leest één voorwaarde: doe dit voordat je het aan je IT-partner vraagt. Vraag je het aan ons, dan krijg je ons antwoord, en dat is precies wat je met deze oefening wil toetsen.

Het is dezelfde beweging als bij de zeven signalen dat je IT beter geregeld kan zijn. Je herkent je eigen situatie sneller in een concrete uitspraak dan in een rapport.

De vijf uitspraken

Eén. Als een medewerker morgen vertrekt, weet ik zeker dat zijn toegang diezelfde dag weg is, ook bij de systemen die buiten onze eigen omgeving draaien. Een laag cijfer betekent hier dat vertrek bij jullie een administratief proces is en dat de techniek erachteraan komt lopen, soms weken later. Toegang blijft staan tot iemand hem op de laatste werkdag intrekt.

Twee. Ik weet welk deel van onze apparaten in beeld is en wordt bijgewerkt. Let op het woord deel. Dit is een percentage, want ergens in je bedrijf staat een laptop van iemand die er ooit buiten viel omdat dat toen sneller ging.

Drie. Als we morgen alles kwijt zijn, weet ik hoe lang we stilstaan en wat we in die tijd kwijt zijn. Twee getallen, uren en dagen. Een laag cijfer betekent dat je een back-up hebt en dat het herstel nog een aanname is.

Vier. Ik weet welke externe partijen en welke applicaties bij onze bedrijfsdata kunnen. Denk aan de scanapp die iemand aan de mailbox koppelde, het pakket van je branchesoftwareleverancier en de partij die jaren geleden beheer op afstand kreeg. Zodra je data ergens anders staat, blijf je zelf in beeld bij wie erbij kan.

Vijf. Als een opdrachtgever of verzekeraar morgen vraagt hoe wij het geregeld hebben, kan ik dat aantonen met documenten in plaats van met een gesprek. Dit is het cijfer dat in gereguleerde sectoren het snelst duur wordt, en het is de kern van aantoonbaar in control zijn.

Kijk naar de spreiding

Leg de vijf cijfers naast elkaar, want daar zit meer informatie in dan in het gemiddelde. Een gemiddelde van zes beschrijft twee heel verschillende bedrijven. Vijf keer een zes betekent meestal dat deze vragen bij jullie nog nooit zijn gesteld en dat iedereen ervan uitgaat dat het wel ongeveer goed zit.

Drie tienen met daartussen een twee is een ander verhaal. Dan is je organisatie op de meeste punten goed geregeld en is er één onderwerp dat op een eigenaar wacht. Dat tweede geval repareer je makkelijker en het is gevaarlijker om te laten staan, want het valt weg tussen de tienen.

De verzachtende opmerking hoort bij het cijfer

Er zit een derde patroon in dat je zelf kunt herkennen. Schrijf je bij een uitspraak een cijfer op en denk je er meteen een verzachtende opmerking bij, dan hoort die opmerking bij het cijfer. Je weet dan al wat er aan de hand is. Dat is het punt waarop een score iets anders wordt dan een meting.

Een cijfer dat je twee jaar geleden ook al kende, is een keuze geworden die je elke maand opnieuw maakt. Wat je toestaat in je bedrijf, heb je in de praktijk goedgekeurd, en dat geldt net zo hard voor de uitzondering die er destijds even in mocht. Dat is een ongemakkelijke gedachte en het is ook de reden dat dit lijstje werkt. Je hoeft mij niet te geloven om er iets aan te hebben, want je hebt de cijfers zelf opgeschreven.

Wat je deze week doet

Neem het laagste cijfer en stel er één vraag over aan degene die het weet. Vraag om een getal of een datum. Krijg je een verhaal, dan heb je je volgende actie gevonden.

Als regiepartner voor het MKB schuiven wij aan bij de twee cijfers die daarna laag blijven, want die vragen meestal om inrichtingswerk in plaats van om een besluit.

Bewaar het papiertje. Doe dezelfde oefening over drie maanden en vergelijk. Het cijfer van vandaag zegt weinig. De beweging tussen vandaag en het volgende kwartaal zegt alles.