Alles stond dubbel en toch lag het bedrijf stil

Er is een situatie die elke IT-beheerder kent en die zelden buiten de serverruimte wordt besproken. Alle apparatuur doet exact waarvoor die is gekocht. Er valt iets uit, het tweede exemplaar neemt het over, de kopie op de andere locatie loopt mee. En toch staat het bedrijf twee dagen stil.

Dat komt doordat dubbel uitvoeren precies één ding oplost: het kapotgaan van een onderdeel.

Dubbel uitvoeren lost één ding op

Die bescherming stamt uit een tijd waarin een defecte schijf of voeding de meest voorkomende oorzaak van uitval was. Ze is nog steeds nuttig. Alleen zijn de oorzaken van stilstand verschoven.

Vandaag komt uitval vooral uit een wijziging die verkeerd uitpakt, uit bestanden die door een aanvaller op slot zijn gezet, uit iemand die per ongeluk een map leeggooit, en uit een leverancier bij wie iets omvalt. Dat tweede exemplaar doet dan precies wat het moet doen: het neemt de schade trouw over. Een kopie die live meeloopt, kopieert een lege map binnen enkele seconden ook leeg.

Het staat in de cloud, dus het is geregeld

Deze aanname klinkt logisch. Microsoft houdt zijn eigen platform overeind en doet dat uitstekend. Wat daarbovenop staat, jouw omgeving, jouw gegevens en jouw afspraken met je medewerkers, blijft een keuze van jou en je IT-partner.

Eén server in een fantastisch datacenter blijft één server. Een dienst die het platform netjes overzet naar andere apparatuur, kan tijdens die overgang een half uur onbruikbaar zijn voor jouw mensen.

Continuïteit begint bij twee getallen

Continuïteit begint dus ergens anders, en die plek ligt bij jou. Het is een afspraak in tijd. Hoe lang mag dit proces stilliggen voordat het geld of vertrouwen kost, en hoeveel werk mogen we opnieuw doen als we terugvallen op een eerder moment.

Die twee getallen bepaal jij, en daar heb je geen technisch detail voor nodig. Zodra ze op papier staan, wordt bijna elke IT-keuze eenvoudiger. Voor je productieplanning is vier uur misschien al te lang. Voor de salarisadministratie kan een dag prima zijn, behalve in de week van de aanlevering. Die verschillen bepalen waar je geld aan besteedt.

Drie vragen die zelden zijn gesteld

De eerste gaat over dingen die samen omvallen. Twee internetlijnen via dezelfde straat en dezelfde provider, twee servers in dezelfde meterkast, twee stroomvoedingen op dezelfde groep. Het staat dubbel op papier en het valt in één keer weg. Loop je bedrijf één keer langs met de vraag wat er bij één gebeurtenis tegelijk stopt, en je vindt er altijd een paar.

De tweede gaat over de dingen die je in enkelvoud afneemt. De voorziening waarmee je mensen inloggen, je telefonie, je boekhoudpakket bij de leverancier, je betaaldienst. Bedenk vooraf hoe je daar een dag op een andere manier doorkomt. Welke orders kunnen op papier de deur uit, welk nummer bellen klanten als de centrale stil ligt, wie mag besluiten dat je overgaat. Dat kost een middag denkwerk en het is de goedkoopste maatregel die er is. Spreek meteen af wat je tijdens een storing bewust laat liggen. Een halve dag zonder rapportages hakt er minder in dan een halve dag zonder facturen.

De derde gaat over herstel als handeling. Een geslaagde back-up betekent dat er gegevens zijn weggeschreven. De vraag die telt, is of alles binnen jouw afgesproken tijd weer werkend terugstaat, met de juiste rechten en de programma’s die erop draaien. Dat is een repetitie waard, want de eerste keer duurt altijd langer dan verwacht. Staan de instructies in het systeem dat plat ligt en de wachtwoorden in de kluis die daar draait, dan begint je herstel met een zelfgemaakt probleem. Een kopie die niemand kan wijzigen of wissen is inmiddels de norm.

De terugkeer staat bijna nooit op papier

Heb je twee dagen op een tijdelijke oplossing gewerkt, dan staat daar nieuw werk in. Dat moet gecontroleerd mee terug. Te vroeg terugschakelen levert je een tweede storing op, met de kans dat je twee dagen aan orders kwijt bent.

Begin met een uur en een herstelproef

Neem je vijf belangrijkste processen en zet er per proces twee getallen achter. Dat doe je in een uur met je managementteam. Leg het daarna naast je huidige inrichting en vraag je IT-partner om één keer een herstel te laten zien met de klok erbij. Dat beeld is bruikbaarder dan elk schema.

De bedrijven die dit hebben gedaan, kunnen aan een opdrachtgever, een verzekeraar of een accountant laten zien hoe lang zij plat kunnen liggen en waarom dat verantwoord is. Dat gesprek voer je met cijfers.

Wil je die twee getallen scherp krijgen en naast je inrichting leggen, dan voeren we dat gesprek regelmatig. Als regiepartner voor het MKB nemen we de herstelproef voor onze rekening, zodat je weet wat er gaat gebeuren voordat het gebeurt.