Help! Mijn medewerkers klagen over IT

De verhalen en uitdagingen van ondernemers in onze regio vertonen vaak dezelfde patronen. Ik neem je in een serie van blogs mee in het verhaal van Edison Techniek uit Maarssen. Een fictief bedrijf? Zeker! Maar wel zo dat ik je goed kan meenemen in veel herkenbare situaties en mogelijke oplossingen daarvoor.

Edison Techniek groeit als kool: van 15 naar 35 medewerkers in drie jaar tijd. Een prestatie om trots op te zijn. Met die groei komen ook de uitdagingen. Want wat doe je als je IT-omgeving niet meegroeit met de groei van je organisatie? Het is een situatie die veel ondernemers bezighoudt, maar waar ze vaak te laat bij stilstaan en dan te veel geld kost.

Dit is wat er écht gebeurt op de werkvloer

We nemen je mee in de gemiddelde dag van de mensen bij Edison techniek:

• Jan van de binnendienst begint vol goede moed aan de dag, maar het duurt twintig minuten voordat alle systemen eindelijk zijn opgestart.
• Tanja zit bij een belangrijke klant en kan nét die cruciale prijsinformatie niet vinden omdat de VPN weer kuren heeft.
• En Tom in het magazijn? Die moet orders wel drie keer checken omdat de voorraadgegevens niet kloppen.

Het is niet alleen de tijd die hierbij verloren gaat voor ze. Het ergste is het effect op het moraal. Jan, Tanja en Tom willen gewoon goed werk leveren, hun klanten helpen, maar de technologie werkt tegen ze in plaats van met ze mee. De stemming wordt er niet beter op en soms vertrekken er zijn al goede mensen bij Edison om deze reden.

Dat zijn vaak niet de mensen die het hardst klagen. Juist je beste medewerkers zoals Tanja zoeken eerst naar oplossingen, proberen workarounds te vinden. Maar op een gegeven moment is ook haar geduld op.

Dit zijn de signalen waar je op moet letten

Waar moet je dan op letten? Voordat betrokken mensen als Tom of Tanja echt zomaar weg zijn? Dat zijn van die typische uitspraken op de werkvloer bij Edison:

• “Ja hoor, hij doet het weer niet…”
• “Even geduld, systeem start nog op…”
• “Sorry, maar die prijzen kan ik nu echt niet vinden in het systeem.”

Veel ondernemers doen dit soort signalen af als ‘even doorbijten’ of ‘hoort erbij’. Maar juist als je groeit, is dat best riskant. Want terwijl jij doorgroeit, worden de IT-problemen alleen maar groter. Kleine irritaties groeien uit tot serieuze obstakels voor je bedrijfsvoering.

Het lastige is dat deze problemen zich vaak geleidelijk opbouwen. Het begint met een klacht hier en daar. Voor je het weet is het de dagelijkse realiteit op de werkvloer.

En het allerergste? Je medewerkers wennen eraan. Ze vinden workarounds, creëren eigen systemen, en voor je het weet is je IT-landschap een lappendeken van verschillende oplossingen. Neem Tanja. Als de VPN-verbinding weer hapert tijdens een klantbezoek, pakt ze gewoon haar eigen Excel-sheet met prijzen erbij. Het probleem is dat die prijzen zijn verouderd wanneer ze bij de klant zit.

Herken je dit verhaal?

Loop jij ook tegen dit soort uitdagingen aan? Of wil je juist voorkomen dat je in zo’n situatie terechtkomt? Ik denk graag met je mee. In het volgende blog zie je trouwens hoe IT-problemen doorwerken naar je klanten. Want daar wordt het verhaal nóg interessanter.

Volg deze blogserie over groeiende bedrijven en hun IT-uitdagingen. Benieuwd naar meer? Schrijf je in voor onze nieuwsbrief of laten we gewoon eens koffie drinken.