Kopen is een besluit, weghalen is een project

Je betaalt waarschijnlijk op drie plekken voor dezelfde bescherming. Dat komt door de vorm van de beslissing. Kopen duurt een kwartier in een overleg. Weghalen vraagt uitzoekwerk, een testfase, een migratie en iemand die durft te zeggen dat het oude eruit kan.

Zo groeit een stack aan

Elke laag had op het moment van aanschaf een goede reden. Er was een incident bij een branchegenoot, de verzekeraar stelde een eis, of een leverancier kwam met iets dat een gat dichtte. Vijf jaar later staan er drie producten die deels hetzelfde doen, betaal je drie keer, en weet niemand meer welke van de drie bepalend is als het misgaat.

Aanschaffen heeft in de meeste bedrijven een eigenaar. Uitzetten wacht op iemand die zich meldt. Zo groeit je stack aan op de plek waar hij ontworpen hoort te worden. Datzelfde patroon herken je terug bij de systemen die niemand meer beheert.

Waar het van geldverspilling naar risico kantelt

Bij een incident wil je weten welke laag de doorslag geeft. Twee filters die elk een deel van het verkeer beoordelen, geven samen een beeld dat niemand kan navertellen. Twee agents op dezelfde laptop die elkaars gedrag verdacht vinden, kosten je een middag met een leverancier aan de telefoon. Overlap voelt als extra veiligheid en werkt bij een storing als vertraging.

Daar wordt de rekening groter dan het abonnement. De verborgen kosten van IT zitten zelden in de prijs per gebruiker.

Ontwerp of stapel

Overlap kan wel degelijk bewust zijn. Meerdere lagen die hetzelfde risico dekken heet gelaagde verdediging, en dat is een verstandig principe. Het verschil met een aangegroeide stapel herken je aan een enkele vraag. Kan iemand in jouw organisatie of bij je IT-partner uitleggen welke laag als eerste handelt en waarom de tweede er ook is?

Komt daar een helder antwoord, dan heb je een ontwerp. Komt daar een verhaal over hoe het historisch zo gegroeid is, dan heb je een stapel.

Consolideren levert vaker geld op dan je verwacht

Wij zaten deze maand zelf in zo’n geval. Eén nieuwe oplossing bleek de functie van een bestaande verbindingslicentie over te nemen en die van een aparte filterdienst, voor een lager bedrag per gebruiker dan we nu voor die filterdienst alleen betalen. Dezelfde beweging maakten we toen we standaardiseerden op Microsoft 365 Business Premium.

Het interessante zat in de tweede helft van dat besluit. Zo’n vervanging is pas klaar als het oude eruit is, en dat betekent opzeggen, uitzetten en de facturatie opruimen. Precies dat deel blijft normaal liggen, waardoor je de nieuwe laag erbij hebt en de oude nog steeds betaalt.

Wat je deze week kunt doen

Vraag één lijst op. Een overzicht van je IT- en securitylicenties met per regel drie kolommen: wat het doet, wie naar de uitkomst kijkt, en sinds wanneer je het hebt. Die tweede kolom is de scherpste. Een dienst waarvan niemand de uitkomst leest, is een abonnement met een rapportagefunctie.

Ga daarna met een markeerstift door de eerste kolom en zoek de regels die elkaar raken. Vraag bij elke overlap wanneer die is ontstaan en wat er toen uit zou gaan. In veel gevallen is dat afgesproken en daarna blijven liggen, omdat het opzeggen bij een andere partij lag dan het aanzetten.

Er staat nog een categorie in dat overzicht die je aandacht verdient. Kijk naar de regels die je hebt gekocht voor één specifieke situatie, meestal thuiswerken in 2020 of een audit die inmiddels achter je ligt. Die situatie is veranderd en de licentie is meegelopen.

Stel je IT-partner de ongemakkelijke vraag

Dat gesprek is voor je IT-partner ongemakkelijk, en dat is precies de reden om het te voeren. Wij verdienen aan lagen die jij misschien allang kunt missen. Vraag ons dus om die lijst te maken en om erbij te zetten wat er volgens ons uit kan. Een partij die daarop met een voorstel komt in plaats van met een verdediging, is de partij waar je zaken mee wil blijven doen.

Als regiepartner voor het MKB schuiven wij bij dat opruimen aan, want daar zit het werk dat op een eigenaar wacht.

Tel dit kwartaal één ding. Hoeveel diensten heb je afgezet? Staat die teller op nul terwijl je wel iets hebt bijgezet, dan is je stack weer een laag gegroeid.