De verborgen kosten van IT voor ondernemers

Veel ondernemers zien IT als een kostenpost, maar inadequate IT-systemen kunnen je bedrijf stilletjes geld kosten.
5 it uitdagingen blog

De verborgen kosten van IT voor ondernemers

Als ondernemer weet je dat groei gepaard gaat met investeringen. Nieuwe medewerkers, een groter pand, meer voorraad – het kost allemaal geld. Maar dat is wel geld dat je gaat terugverdienen. Investeringen waarvan je weet dat ze direct rendement opleveren. Er is één investering die daarbij vaak over het hoofd wordt gezien: je IT-infrastructuur. Wat mag het kosten en wat levert dat nu eigenlijk op?

Ik spreek regelmatig ondernemers die denken dat ze geld besparen door hun IT-uitgaven te beperken. Ze houden vast aan verouderde systemen of kiezen voor goedkope, korte-termijn oplossingen. Die aanpak kan je op lange termijn juist meer geld kosten.

Gebrekkige IT brengt verborgen kosten met zich mee. Ik heb de belangrijkste vijf gebieden waarop IT-systemen je bedrijf geld kosten zonder dat je het doorhebt op een rij gezet.

1. Productiviteitsverlies

Je hebt vast weleens meegemaakt dat je medewerkers zitten te wachten tot hun computer opstart, worstelen met trage systemen of tijd verliezen aan het handmatig invoeren van gegevens die eigenlijk geautomatiseerd zouden moeten zijn. Het lijkt per geval misschien niet veel, maar die minuten tellen op.

Reken maar mee. Wat nou als elk van je 50 medewerkers dagelijks 30 minuten verliest door trage systemen. Dat is 25 uur per dag aan verloren productiviteit! Dat staat gelijk aan drie medewerkers! En jij weet net als ik wat een medewerker je kost. En laat het nou eens 5 minuten zijn, dat is nog steeds een halve FTE.

Door systemen te upgraden en processen te stroomlijnen, win je niet alleen die verloren tijd terug, maar maak je ook je medewerkers blij.

2. Gemiste kansen

In de huidige marktomstandigheden moet je snel kunnen schakelen. Met leveranciers, maar natuurlijk ook met klanten. Dat gaat niet goed als je IT-systemen je tegenhouden. 

Stel, je ontdekt een kans om je producten via een nieuw platform te verkopen. Met moderne systemen kun je hier snel op inspelen. Met verouderde IT duurt het veel langer om de benodigde aanpassingen te maken. Tegen de tijd dat jij de technische obstakels hebt opgelost, hebben je concurrenten het platform al ontdekt en is je voorsprong weg, en mis je omzet.

Flexibele, schaalbare IT-systemen zorgen ervoor dat je kansen kunt grijpen wanneer ze zich voordoen. Ze maken dat je sneller kunt reageren en meer voor elkaar krijgt. De waarde hiervan is moeilijk in cijfers uit te drukken, maar het verschil kan enorm zijn voor je bedrijf.

Laat je IT je niet tegenhouden

Bij IT-uitval ondervinden onze klanten direct hinder. Productie staat dan stil en deadlines komen in gevaar.
RunningIT begrijpt dat en kan direct schakelen als het nodig is.

Mark Bonenkamp, directeur/eigenaar Vogelaar BV

3. Beveiligingsrisico’s

“Ons bedrijf is te klein voor hackers.” Ik hoor het vaak, maar niets is minder waar. Sterker nog, kleinere bedrijven zijn vaak juist een aantrekkelijk doelwit omdat ze minder beveiligd zijn. Ze scannen de beveiliging en kijken wat er te halen valt. Jij bent gewoon een business case voor ze.

Een ransomware-aanval kan je systemen dagenlang platleggen, met verstrekkende gevolgen. Je verliest niet alleen productie door stilstand, maar het kost ook veel tijd en moeite om alles te herstellen. Ondertussen verliezen klanten hun vertrouwen en riskeer je boetes voor datalekken. De schade aan je bedrijfsreputatie kan bovendien lang blijven nadreunen.  

Investeren in goede beveiliging lijkt misschien duur, maar als je deze kosten ernaast legt, is een stevige firewall of goed beveiligingsbeleid ineens een koopje vergeleken met de nasleep van een cyberaanval. En je verslechtert de business case voor de hackers. Je bent ‘te duur’ geworden voor ze.  

it beveiliging

4. Ad-hoc oplossingen

Als je groeit met je bedrijf, dan stapelen de verschillende soorten werkzaamheden zich rap op. Als er een probleem opduikt los je het snel op en ga je door. Maar voor je het weet, heb je een hele reeks aan oplossingen die niemand meer echt begrijpt.

Zo gaat het ook vaak met de keuze voor software. Voor elk nieuw proces wordt gekozen voor een aparte applicatie. Met als resultaat een wirwar aan systemen die niet met elkaar communiceren. Vaak moeten gegevens dan ook weer deels handmatig overgezet worden, wat leidt tot fouten en frustratie.

Het vervangen van al die losse systemen door één of enkele geïntegreerde oplossingen is een investering, zeker. Maar de besparing in tijd, de afname van fouten en de toegenomen efficiëntie maken het meer dan waard.

5. Klanttevredenheid

Je IT-systemen hebben direct invloed op je dienstverlening. Trage responstijden, fouten in orders of facturatie, of het niet kunnen bieden van moderne diensten kunnen klanten doen besluiten naar je concurrent te gaan.

Klanten vragen bijvoorbeeld steeds vaker vragen om real-time inzicht in gegevens. Als je dat niet kunt bieden omdat je nog oude systemen hebt, verlies je klanten aan concurrenten die wel de stap hebben gemaakt.

De impact op je reputatie en klanttevredenheid is misschien moeilijk in euro’s uit te drukken, maar onderschat het niet. In deze tijd van online reviews kan dat het verschil zijn tussen groeien of achterop raken.

De weg vooruit

Je vraagt je misschien af hoe je dit kunt aanpakken zonder je budget te overschrijden. Dat hoef je echt niet allemaal in één keer te doen! Begin met een goede analyse van je huidige situatie. Waar zitten de pijnpunten? Welke problemen kosten je nu al geld?

Maak vervolgens een plan. Bepaal wat prioriteit heeft en wat kan wachten. Vaak kun je al grote stappen zetten met relatief kleine investeringen. Denk aan:

  • Het optimaliseren van een of meer van je huidige systemen
  • Het trainen van je medewerkers in efficiënt gebruik van IT
  • Het geleidelijk vervangen van verouderde hardware

Het belangrijkste is dat je IT gaat zien als een investering in de groei en efficiëntie van je bedrijf, niet als een noodzakelijk kwaad.

Wil je eens praten en een gevoel krijgen over hoe je jouw IT kunt laten bijdragen aan je groei in plaats van een kostenpost te zijn? Ik denk graag met je mee. Met een kop koffie erbij gaan we in op hoe je jouw IT kan omvormen zodat je verborgen kosten afnemen.

Kennismaken, advies of direct een heldere offerte?

Op zoek naar een goed IT partner waarbij je grip krijgt op je IT èn op de kosten? Plan een gratis kennismakingsgepsrek in en ontdek hoe wij al honderden bedrijven hebben geholpen.

ISO 27001 & NEN 7510 gecertificeerd

Vaste heldere tarieven

Géén onverwachte facturen achteraf

Wij lossen jouw IT Probleem op

Gratis kennismakingsgesprek? Laat hieronder je gegevens achter of bel ons op 088-2383000

3 + 14 =