Je basis is stil, dus laat hem praten

Een goed werkende IT-basis is stil. Daar zit een mechanisme in dat je bedrijf structureel de verkeerde kant op duwt. Aandacht gaat naar signalen, en je werkplekbeheer zwijgt.

Aandacht gaat naar wat zich meldt

Een nieuw project heeft een demo, een startdatum en iemand die er enthousiast over is. Een klacht heeft een naam en een deadline. Een migratie heeft een plan met een dia erover. Je werkplekbeheer, je patchronde, je toegangsbeheer en je back-up hebben dat allemaal niet, want als ze goed lopen gebeurt er niets zichtbaars. Ze verliezen die wedstrijd om je agenda dus altijd, en niemand heeft dat besloten.

In ondernemersland loopt een oude wijsheid dat wat je aandacht geeft, groeit. De tweede helft van die zin blijft meestal onuitgesproken. Aandacht is eindig, dus elke keer dat er iets nieuws bij komt, wordt die aandacht ergens weggehaald. Meestal bij het onderdeel dat zwijgt.

Zo brokkelt een basis af

Bij IT levert dat een voorspelbaar patroon op. Je bent een jaar bezig met een nieuw systeem, een portaal of een AI-pilot. Alles blijft in die tijd gewoon werken, dus je hebt alle reden om vooruit te kijken. Ondertussen zakt je patchdekking van 98 naar 84 procent en merkt niemand het, want alles werkt nog. De accounts van drie vertrokken medewerkers staan nog actief, want het opruimen ervan had geen datum. De jaarlijkse controle is één keer overgeslagen omdat het druk was, en daarmee is hij een tweejaarlijkse controle geworden.

Dat is de vorm waarin een basis afbrokkelt. Er is een reeks redelijke uitzonderingen die elk verdedigbaar waren en samen een ander bedrijf hebben gemaakt dan je denkt te hebben. Het lijkt op de digitale rommelkamer: alles staat er nog en alles doet het, tot iemand ernaar vraagt.

Ook wij hebben een belang in het nieuwe

Nu het deel dat voor mij ongemakkelijk is om op te schrijven. Je IT-partner heeft een belang in het nieuwe. Een project heeft een opdracht, een prijs en een oplevering, en het levert een verhaal op waar je enthousiast van wordt. Het beschermen van je basis is onzichtbaar werk dat elke maand hetzelfde kost en waar geen presentatie bij hoort. Wij zijn dus onderdeel van hetzelfde patroon.

Moet je dit jaar kiezen tussen een AI-pilot en een basis die aantoonbaar op orde is, kies dan de basis. Die keuze kost ons omzet op de korte termijn en het is het eerlijke advies. Het is trouwens ook de snelste route naar dat nieuwe, want AI werkt pas echt als je fundament op orde is.

Geef je basis drie getallen

De uitweg is simpeler dan hij klinkt. Je basis is stil, dus je moet hem laten praten. Geef hem een paar getallen die in elk overleg langskomen, ook als alles rustig loopt. Zodra de basis een cijfer heeft, doet hij mee in de wedstrijd om je aandacht en houdt hij stand naast het nieuwste project.

Drie getallen zijn voor bijna elk bedrijf genoeg om te beginnen. Welk deel van je werkplekken staat onder centraal beheer, dus is in beeld en wordt bijgewerkt. Hoeveel accounts staan er actief van mensen die inmiddels ergens anders werken. En wanneer is er voor het laatst iets daadwerkelijk teruggezet uit een back-up. Elk van die drie heeft één antwoord en dat antwoord is binnen een dag op te halen. Dat tweede getal verrast bijna iedereen, want toegang stapelt zich op zolang niemand hem opruimt.

Wat je vanmiddag kunt doen

Kijk terug naar je laatste vier gesprekken over IT, met je partner of intern. Turf hoeveel ervan gingen over iets nieuws en hoeveel over iets bestaands. Die verhouding is je aandachtsbudget, en meestal is het de eerste keer dat je hem ziet.

Vraag daarna welke terugkerende afspraak vorig kwartaal is overgeslagen. De controle, de test, de opruimronde, het gesprek dat elk halfjaar zou plaatsvinden. Overgeslagen onderhoud is het vroegste signaal dat er is, veel vroeger dan een incident. Het blijft buiten elk dashboard, precies omdat er niets is gebeurd.

Als regiepartner voor het MKB schuiven wij bij die drie getallen en die overgeslagen afspraken aan. Dat gesprek is minder leuk dan een demo en het bepaalt wel of het nieuwe straks op iets stevigs staat.

Groei is prima. Kies dit jaar alleen bewust welke groei je aandacht krijgt, en reken erop dat je die aandacht ergens weghaalt.