Een IT-plan dat mijn directeur direct begreep

IT-problemen komen in elk groeiend bedrijf voor. Als office manager ben je vaak degene die als eerste hoort wat er allemaal mis gaat, omdat je de spil bent tussen medewerkers en directie.

Je hebt kunnen lezen hoe Jeanette van de Kaart, office manager bij Edison Techniek, te maken kreeg met steeds meer IT-problemen. Eerst waren het alleen klagende medewerkers, daarna merkten ook klanten het op. Voor Jeanette was duidelijk dat er actie nodig was, maar hoe pak je zoiets aan zonder zelf een IT-expert te zijn?

Na het verlies van een trouwe klant door IT-gerelateerde problemen besefte Jeanette dat er écht iets moest veranderen. Maar waar begin je als je geen IT-expert bent?

De confrontatie met de werkelijkheid

Jeanette besloot het roer om te gooien. Geen tijdelijke oplossingen meer, maar eerst echt begrijpen wat er speelde. Ze organiseerde een open gesprek met alle medewerkers.

“In het begin was het stroef,” vertelt ze. “Mensen waren het zat om te klagen zonder resultaat. Maar toen Jan vertelde hoe hij elke dag kostbare tijd verloor door trage systemen, kwamen de tongen los.”

Als office manager ben je vaak de persoon die tussen alle partijen in staat. Je hoort de klachten, maar moet ook praktische oplossingen vinden die je kunt verantwoorden naar de directie. Jeanette’s aanpak was daarom heel praktisch. Ze liet iedereen hun frustraties uitspreken zonder direct met oplossingen te komen. Tegelijkertijd noteerde ze concrete voorbeelden van tijdverlies en inefficiëntie, vroeg door naar de impact op het dagelijkse werk, en verzamelde informatie die ze later kon gebruiken in gesprekken met de directeur.

Van symptomen naar echte oorzaken

“Een lijst met klachten is nuttig, maar lost natuurlijk niets op,” zegt Jeanette. “Ik moest begrijpen wat er echt aan de hand was, zodat ik een goed verhaal had voor mijn directeur.”

Samen met haar team ging ze dieper graven. Het ging niet alleen om trage systemen of haperende verbindingen, maar ook om niet-gesynchroniseerde gegevens en tijdrovende handmatige werkzaamheden die eigenlijk niet nodig zouden moeten zijn.

Ze ontdekte drie hoofdoorzaken. Ten eerste hardware die niet was meegegroeid met het aantal gebruikers. Ten tweede software die niet meer paste bij hun huidige werkwijze. En ten derde geen duidelijke afspraken over wie welke gegevens waar bijhield.

“Vooral dat laatste was een eyeopener,” vertelt Jeanette. “Niemand had vastgelegd welke systemen leidend waren voor welke informatie. Resultaat? Voorraadgegevens werden op drie verschillende plekken bijgehouden. Geen wonder dat er niets klopte.”

Klaar voor de volgende stap?

In de volgende blog lees je hoe Jeanette ervoor zorgde dat de IT-basis niet alleen stabiel werd, maar ook veilig. Want zodra de ergste problemen zijn opgelost, kun je gaan nadenken over bescherming tegen nieuwe risico’s.

Herken je jezelf in dit verhaal? Of wil je weten hoe je als office manager de juiste IT-beslissingen kunt nemen? We begrijpen dat je geen technisch expert hoeft te zijn om goede keuzes te maken. Neem contact met ons op voor een gesprek waarin we jouw situatie bespreken in taal die je begrijpt.