Hoe ik onze IT-veiligheid op orde kreeg zonder IT-expert te zijn

In de vorige blogs heb je kunnen lezen hoe Jeanette van de Kaart, office manager bij Edison Techniek, worstelde met IT-problemen. Klagende medewerkers, ontevreden klanten, en een directeur die concrete oplossingen wilde zien. Inmiddels hebben ze de ergste problemen aangepakt: systemen werken weer zoals het hoort en de dagelijkse frustraties zijn verdwenen.

Maar tijdens een lunch met Willem van een bedrijf beneden in hetzelfde pand, kwam een onderwerp ter sprake dat Jeanette niet had verwacht. De directeur van Edison was er ook bij. “Weten jullie eigenlijk waar al jullie bedrijfsgegevens staan?” vroeg Willem. Jeanette en haar directeur keken elkaar aan. “In de cloud toch?” Willem glimlachte. “En weten jullie ook welke gegevens waar staan en hoe goed die beveiligd zijn?”

Na de lunch nam de directeur Jeanette apart. “Kun jij daar eens naar kijken? Ik realiseer me dat we eigenlijk geen idee hebben van onze IT-veiligheid.” Voor Jeanette was dit weer een nieuwe uitdaging: hoe ga je als office manager om met iets waar je weinig verstand van hebt?

Kwetsbaarder dan je als office manager denkt

Edison Techniek is geen uitzondering. Bij veel groeiende bedrijven ligt de focus op operationele zaken, niet op veiligheid. Als office manager ben je vaak degene die de dagelijkse gang van zaken moet bewaken, maar heb je misschien niet de kennis om IT-risico’s goed in te schatten.

Herken je deze situaties? Medewerkers die vanaf thuis of bij klanten werken, zonder dat je weet hoe veilig dat is. Een wirwar aan verschillende apparaten en programma’s, waarvan je niet weet of ze up-to-date zijn. Nieuwe medewerkers die zonder uitleg over veiligheid aan de slag gaan. Data die “ergens in de cloud” staat, zonder dat iemand precies weet waar.

“Ik besefte dat ik eigenlijk geen idee had van onze IT-veiligheid,” vertelt Jeanette. “De directeur keek naar mij voor antwoorden, maar ik wist zelf ook niet waar ik moest beginnen. Tegelijkertijd wilde ik hem wel goede adviezen kunnen geven.”

De gevolgen van slechte IT-veiligheid kunnen groot zijn. Vorig jaar werd bijna 60% van de MKB-bedrijven doelwit van een cyberaanval. En die aanvallen worden steeds gerichter en geavanceerder. Als office manager ben je vaak degene die moet uitleggen wat er is gebeurd als het misgaat, en die de schade moet beperken.

Jeanette besloot daarom systematisch te werk te gaan. “Ik ging eerst uitzoeken wat we eigenlijk allemaal hebben en waar dat staat. Pas dan kon ik beoordelen wat er nodig was.”

Inventarisatie die je kunt begrijpen

De eerste stap die Jeanette nam, was simpelweg uitzoeken waar hun data stond. Het resultaat verraste haar: “We ontdekten dat onze klantgegevens op vier verschillende plekken stonden. Sommige in onze eigen servers, andere in de cloud, en een aantal mensen hadden lokale kopieën op hun laptop.”

Als office manager hoef je geen IT-expert te zijn om dit soort inzichten waardevol te vinden. Het gaat erom dat je een overzicht hebt dat je kunt begrijpen en uitleggen.

Deze inventarisatie bracht ook andere risico’s aan het licht die Jeanette direct begreep. Een aantal voormalige medewerkers had nog toegang tot systemen. Veel wachtwoorden waren te eenvoudig en werden door meerdere mensen gebruikt. Belangrijke bestanden stonden alleen op lokale computers zonder back-up.

“Ineens had ik concrete punten die ik kon bespreken met mijn directeur,” zegt Jeanette. “Niet vage IT-termen, maar duidelijke risico’s voor ons bedrijf. En wat nog belangrijker was: ik kon ook uitleggen wat we eraan konden doen.”

Begin bij wat je kunt begrijpen

Veiligheid is geen eindbestemming, maar een doorlopend proces. Bij Edison Techniek hebben ze dat goed begrepen. Ze houden nu periodieke checks en zorgen dat veiligheid onderdeel blijft van hun dagelijkse werkzaamheden.

En het begint allemaal bij een simpele vraag die je als office manager kunt stellen: waar staan onze bedrijfsgegevens en hoe zijn ze beveiligd?

In de volgende blog lees je hoe Jeanette, nu ze een stabiele en veilige basis heeft, eindelijk kan beginnen met echte digitale vernieuwing. Want dat is waar het uiteindelijk om gaat: niet alleen problemen oplossen, maar ook kansen benutten.

Wil je weten waar jouw organisatie staat op het gebied van IT-veiligheid? We leggen het je graag uit in begrijpelijke taal, zodat je goede beslissingen kunt nemen en deze kunt verantwoorden naar je directeur. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.