Ik ben geen IT’er, maar iedereen verwacht dat ik het wel oplos

Office managers en directiesecretaresses krijgen het van twee kanten: medewerkers komen naar je toe met IT-problemen en de directeur verwacht dat jij het oplost zonder gedoe. Herkenbaar? Ik neem je in een serie van blogs mee in het verhaal van Edison Techniek uit Maarssen. Een fictief bedrijf? Zeker! Maar wel zo dat ik je goed kan meenemen in veel herkenbare situaties en mogelijke oplossingen daarvoor.

Edison Techniek groeit als kool: van 15 naar 35 medewerkers in drie jaar tijd. Een prestatie om trots op te zijn. Met die groei komen ook de uitdagingen. Want wat doe je als je IT-omgeving niet meegroeit met de groei van je organisatie?

“Niet alweer een IT-probleem”

Jeanette van de Kaart, office manager bij Edison Techniek, zucht als ze voor de derde keer deze ochtend een medewerker aan haar bureau ziet staan met IT-problemen.

“Het duurt elke dag langer voordat ik kan inloggen,” meldt Jan van de binnendienst.

Even later komt Tanja van sales langs: “Ik kon gisteren bij die klant weer niet bij de nieuwste prijzen komen.”

En dan is er nog Tom uit het magazijn: “De voorraadgegevens kloppen voor geen meter. Ik heb nu al drie keer dezelfde onderdelen besteld omdat het systeem zegt dat ze er niet zijn!”

Herken je dit? Als office manager ben je vaak het eerste aanspreekpunt voor IT-problemen. Je voelt je waarschijnlijk net als Jeanette gevangen tussen twee werelden. Aan de ene kant moet je de dagelijkse operatie draaiende houden. Aan de andere kant heb je misschien te weinig technische kennis om de problemen echt te begrijpen. En jouw directeur? Die wil gewoon dat alles werkt, zonder gedoe en zonder grote investeringen.

Herkenbare signalen voor jou?

Als office manager ben je vaak het eerste aanspreekpunt voor klagende medewerkers. Deze signalen komen je waarschijnlijk bekend voor:

• “Sorry, het systeem is weer traag vandaag”
• “Kun je me dat document mailen? Ik kan het niet vinden in de map”
• “Ik kan niet inloggen van buitenaf, kun je dat voor me regelen?”

Deze kleine irritaties kunnen uitgroeien tot grote problemen die de hele bedrijfsvoering belemmeren. En voor je het weet, ben jij degene die steeds de brandjes moet blussen, terwijl je eigenlijk je tijd aan andere taken zou willen besteden.

Benieuwd naar het vervolg?

In de volgende blog lees je hoe de IT-problemen bij Edison Techniek niet alleen intern speelden, maar ook merkbaar werden voor klanten. En wat Jeanette deed om dit op te lossen zonder zelf diep in de techniek te duiken.

Herken je deze situatie? Of wil je weten hoe je dit soort problemen kunt voorkomen? Neem dan contact met ons op. We spreken je taal en helpen je om de juiste keuzes te maken voor jouw organisatie – zonder dat je zelf een IT-expert hoeft te worden.